Allgemeine Reparatur- und Wartungsbedingungen

(gilt für Verbraucher:innen i.S.d. § 13 BGB; für Unternehmer gelten ergänzend/abweichend die im jeweiligen Angebot genannten Bedingungen)

Stand: 02.08.2025

Gliederung

0. Vertragsgrundlagen & Begriffsbestimmungen

1. Festpreisreparaturen
    1.1 Grundsatz
    1.2 Leistungsumfang
    1.3 Ausschlussgründe
    1.4 Verfahren beim Ausschluss
    1.5 Reparaturgarantie
    1.6 Fremdeingriff
    1.7 Irreparabilität

2. Wartung
    2.1 Voraussetzungen
    2.2 Abgrenzung
    2.3 Inhalt
    2.4 Kundenerklärung
    2.5 Festgestellte Defekte

3. Kostenvoranschlag (KVA)
    3.1 Einwilligung & Kosten
    3.2 Verbraucherpreise
    3.3 Gewerbegeräte
    3.4 Unverbindlichkeit & Überschreitung
    3.5 Ersatzteilbestellung
    3.6 Keine Reparaturausführung
    3.7 Rechnungs-/Lieferadresse
    3.8 Sicherheitsprüfung nach abgelehntem Kostenvoranschlag (VDE 0701/0702)

4. Reinigung
    4.1 Oberflächenreinigung & Funktionsprüfung
    4.2 Optische Aufbereitung
    4.3 Optionale Intensivreinigung
    4.4 Reinigungsmittel
    4.5 Hygienepauschale
    4.6 Festpreis-Reinigung

5. Allgemeine Reparaturinformationen
    5.1 Bearbeitungsdauer
    5.2 Abholung, Lagerung & Pfandrecht
    5.3 Reklamationen & Folgeschäden
    5.4 Übergabe innerhalb der Garantiezeit – Eigenverschulden & Entkalkungspauschale
    5.5 Sicherheitsprüfung nach abgelehntem Kostenvoranschlag (VDE 0701/0702)

6. Leihgeräte
    6.1 Nutzung & Pflege
    6.2 Rückgabe
    6.3 Abrechnung bei Beschädigung/Mehrverschleiß
    6.4 Interne Zähler & Nutzungslimit

7. Freiwillige Reparaturgarantie – Garantieerklärung nach § 479 BGB

8. Preise, Zahlung & Eigentumsvorbehalt

9. Haftung

10. Widerruf bei Fernabsatz/außerhalb von Geschäftsräumen

11. Verbraucherschlichtung

12. Schlussbestimmungen
     12.1 Salvatorische Klausel
     12.2 Anwendbares Recht & Gerichtsstand

Vertragsgrundlagen & Begriffsbestimmungen

Werkvertrag: Wir erbringen Diagnose‑, Reparatur‑, Wartungs‑ und Reinigungsleistungen an Kaffeemaschinen und verwandten Geräten (nachfolgend „Geräte“).
Kund:in: Verbraucher:in i.S.d. § 13 BGB.
Festpreisreparatur: pauschalierte Reparatur inkl. definierter Ersatzteile/Leistungen.
Kostenvoranschlag (KVA): unverbindliche Vorkalkulation der voraussichtlichen Reparaturkosten nach Erstdiagnose.
Reparaturgarantie: freiwillige Garantie zusätzlich zu den gesetzlichen Mängelrechten (Ziff. 1.5 und Garantie‑Infokasten in Ziff. 7).

1. Festpreisreparaturen

1.1 Grundsatz

Festpreisreparaturen erfolgen nur nach vorheriger ausdrücklicher Vereinbarung auf Basis der jeweils gültigen Festpreistabelle. Preise verstehen sich inkl. der jeweils geltenden MwSt.

1.2 Leistungsumfang der Festpreisreparatur

Eine Festpreisreparatur umfasst:

• die Leistungen einer Wartung gemäß Ziff. 2 (ohne eigenständige Mängelbeseitigungspflicht der Wartung),

• die Beseitigung technischer Defekte,

• den Austausch typischer Verschleiß‑/Funktionsteile (z. B. Pumpe, Heizsystem, Ventile, Antriebe, Mahlwerk, Dichtungen), soweit zur Fehlerbehebung erforderlich,

• Funktions‑ und Sicherheitsprüfung.

1.3 Ausschlussgründe (kein Festpreis, stattdessen KVA-Angebot)

Eine Festpreisreparatur ist insbesondere ausgeschlossen bei:

• Gerätealter > 10 Jahre,

• Transportschäden (mangelhafte Verpackung) oder nicht zweckentsprechender Versandboxnutzung,

• Wasser‑, Sturz‑, Überspannungs‑/Blitzschaden, Gehäuse‑/Chassisschaden, Stand‑/Lagerschäden, biologische Kontamination (z. B. Schimmel),

• fehlerhaften/fehlenden Angaben, die erkennbar zu erhöhtem Reparatur‑/Logistik‑/Verwaltungsaufwand führen,

• Defekten an: Chassis, Haupt‑Elektronik (Steuerplatinen), Display, kosmetischen Teilen (z. B. Tank‑/Bohnendeckel), höhenverstellbarem Auslauf/Tassenablage,

• Schäden durch nicht bestimmungsgemäßen Gebrauch (z. B. gewerbliche Nutzung bei Haushaltsgeräten),

• kalkbedingten Schäden und Pflegeversäumnissen,

• Nutzung nicht geeigneten oder nicht originalen Zubehörs soweit der Schaden hierauf beruht,

• Defekten an Zubehör,

• Fremdeingriff/Vorreparatur (vgl. Ziff. 1.6),

• wirtschaftlichem Totalschaden.

Hinweis: Festpreise können wir auf Privatkund:innen begrenzen; bei B2B‑Aufträgen erfolgt i. d. R. Abrechnung nach KVA.

1.4 Verfahren beim Ausschluss

Ist eine Festpreisreparatur ausgeschlossen, prüfen wir die generelle Durchführbarkeit einer Reparatur und unterbreiten – nur bei vorheriger Einwilligung – einen kostenpflichtigen KVA (vgl. Ziff. 3).

1.5 Reparaturgarantie (freiwillig)

1.5.1 Umfang und Dauer
Wir gewähren auf die im Rahmen der Reparatur ausgeführten Arbeiten und die zur Fehlerbehebung eingebauten Teile eine freiwillige Reparaturgarantie von 12 Monaten ab Abholung/Anlieferung. Bei Geräten ohne auslesbaren Tassenzähler beträgt die Garantiedauer 6 Monate. Geprüft wird bei uns grundsätzlich ohne Wasserfilter (dies stellt keine Betriebsempfehlung dar).

1.5.2 Ausschlüsse
Nicht von der Reparaturgarantie umfasst sind Schäden, die zurückzuführen sind auf: Transportschäden (mangelhafte Verpackung), Wasser‑/Sturz‑/Überspannungsschäden, Gehäuse‑/Chassisschäden, biologische Kontamination, falsche Bedienung, Fremdkörper/ungeeignete Bohnen, kalk‑/pflegebedingte Schäden, nicht bestimmungsgemäße oder gewerbliche Nutzung von Haushaltsgeräten, Nutzung nicht geeigneten/nicht originalen Zubehörs soweit kausal, Defekte an Zubehör, Fremdeingriff (Ziff. 1.6).

1.5.3 Gesetzliche Rechte
Die gesetzlichen Mängelrechte (Werkvertragsrecht, §§ 634 ff. BGB) bleiben durch diese freiwillige Garantie unberührt.

1.6 Fremdeingriff

Wird ein unfachmännischer Fremdeingriff/Manipulation festgestellt, rechnen wir den zusätzlichen Diagnoseaufwand nach Zeit ab (je begonnene 15 Min. gemäß Preisliste), gedeckelt auf 120 € netto. Der Aufwand wird nachvollziehbar dokumentiert (Fotos/Protokoll).

1.7 Irreparabilität

Stellt sich während der Arbeiten heraus, dass eine Reparatur mangels Teileverfügbarkeit oder aus anderen Gründen nicht möglich oder wirtschaftlich unzumutbar ist, berechnen wir eine Prüfpauschale von 79 € inkl. MwSt. Bereits geleistete Vorauszahlungen werden binnen 14 Tagen ab Entscheidung über die Irreparabilität verrechnet bzw. der übersteigende Betrag erstattet.

2. Wartung

2.1 Voraussetzungen

Wartungen erfolgen an voll funktionsfähigen Geräten; andernfalls bieten wir eine Festpreisreparatur oder KVA‑Reparatur an.

2.2 Abgrenzung

Die Wartung dient der Pflege/Erhaltung und behebt keine technischen Defekte.

2.3 Inhalt

Reinigung Brühkreis/Brühgruppe, Entkalkung der wasserführenden Wege, Reinigung Milchsystem, Endprüfung, Feineinstellung Mahlwerk. Nach Ermessen Techniker: Austausch kleiner Dichtungen/Kleinteile.

2.4 Kundenerklärung

Bei Abgabe erklärt die/der Kund:in, dass das Gerät technisch einwandfrei ist (keine Fehlfunktion/Undichtigkeit/Verstopfung/auffällige Geräusche). Akustische Auffälligkeiten können auf Defekte hindeuten und sind regelmäßig nicht durch Wartung behebbar.

2.5 Festgestellte Defekte während der Wartung

2.5.1 Offensichtliche Defekte entgegen Ziff. 2.4: Erstellung eines kostenpflichtigen KVA; bei Ablehnung werden die Wartungspauschale zzgl. KVA‑Gebühr fällig (auch wenn die Wartung begonnen wurde, aber nicht sinnvoll fortgeführt werden kann).
2.5.2 Nicht offensichtliche Defekte: Erstellung eines KVA; bei Ablehnung und gleichwohl möglicher Wartung fällt nur die Wartungspauschale an (keine KVA‑Gebühr).

3. Kostenvoranschlag (KVA)

3.1 Einwilligung & Kosten

Ein KVA ist nur bei ausdrücklicher Zustimmung kostenpflichtig. Die Zustimmung erfolgt schriftlich/elektronisch (z. B. Checkbox/Unterschrift).

3.2 Verbraucherpreise

Haushalts‑Kaffeevollautomaten: ab 49 € inkl. MwSt.
Haushalts‑Siebträgermaschinen: 99 € inkl. MwSt.

3.3 Gewerbegeräte

Nach Aufwand, bis zu 199 € zzgl. MwSt.

3.4 Unverbindlichkeit & Überschreitung

KVAs sind unverbindlich und basieren auf Erstdiagnose/Erfahrung. Bis zu 20 % Abweichung gelten als branchenüblich. Bei absehbarer wesentlicher Überschreitung (> 20 %) informieren wir unverzüglich; die Fortführung erfolgt nur nach Zustimmung (neuer KVA oder Freigabe). Ohne Zustimmung rechnen wir nur Leistungen bis zur Mitteilung ab.

3.5 Ersatzteilbestellung

Teile werden nach KVA‑Freigabe bestellt (sofern nicht lagernd). Übliche Lieferzeit: 1–3 Arbeitstage, in Einzelfällen 3–5 Wochen (Lieferengpässe beim Hersteller/Zulieferer). Bezug über Drittlieferanten nach unserem Ermessen in Abstimmung mit Ihnen.

3.6 Keine Reparaturausführung

Wird keine Reparatur beauftragt, berechnen wir für die Fehlersuche/Ermittlung die jeweilige Überprüfungspauschale (vgl. Ziff. 3.2/3.3) zzgl. ggf. Versand. Dies gilt auch, wenn kein Fehler feststellbar ist oder Fehlbedienung ursächlich war.

3.7 Rechnungs‑/Lieferadresse

Bitte prüfen Sie die Adressen bei KVA‑Freigabe. Nachträgliche Rechnungsumschriften aus KVAs sind ausgeschlossen. Falsche Lieferadressen mit Mehrfachversand können Mehrkosten verursachen, die von der/dem Auftraggeber:in zu tragen sind.

4. Reinigung

4.1 Oberflächenreinigung & Funktionsprüfung

Reinigung mit lebensmittelechten Spezialreinigern; anschließende Funktions‑/Dichtigkeitsprüfung. Trotz Sorgfalt können sich vereinzelt Kaffeepulverreste im Innenraum lösen.

4.2 Optische Aufbereitung

Einfache optische Reinigung. Fest eingebrannte, alte oder kalkbedingte Rückstände können verbleiben.

4.3 Optionale Intensivreinigung

Nur in Verbindung mit Festpreisreparatur verfügbar.

4.4 Reinigungsmittel

Es werden ausschließlich NSF‑zertifizierte Mittel eingesetzt.

4.5 Hygienepauschale

Bei stark verunreinigten Geräten (z. B. Schimmel, Milchreste, Larven, Ungeziefer) kann eine Hygienepauschale bis 120 € inkl. MwSt. anfallen. Der Mehraufwand wird dokumentiert (Vorher/Nachher).

4.6 Festpreis‑Reinigung

Die Festpreis‑Reinigung umfasst die Reinigung gem. Ziff. 4 inkl. Entkalken/Reinigungsprogramme; sie ist keine Wartung und behebt keine technischen Defekte. Bei festgestellten Defekten gilt Ziff. 2.5.

5. Allgemeine Reparaturinformationen

5.1 Bearbeitungsdauer

Regelbearbeitungszeit vom Wareneingang bis Ausgang: bis zu 5 Arbeitstage. Zu Stoß‑/Urlaubszeiten bis 10 Arbeitstage, in Einzelfällen länger (z. B. Teileengpässe).

5.2 Abholung, Lagerung & Pfandrecht

Nach Fertigstellung informieren wir über Abholung/Versand. Geräte werden bis zu 4 Wochen abholbereit gelagert. Ab dem 29. Kalendertag berechnen wir 3 € pro Kalendertag Lager‑/Instandhaltungskosten. Uns steht das gesetzliche Werkunternehmerpfandrecht zu; die Herausgabe kann bis zur vollständigen Zahlung verweigert werden.

5.3 Reklamationen & Folgeschäden

Bitte melden Sie Funktionsstörungen möglichst zeitnah nach Feststellung und nutzen Sie das Gerät bei Undichtigkeit nicht weiter, um Folgeschäden zu vermeiden. Stellt sich bei einer Reklamation heraus, dass ein anderer als der behobene Mangel vorliegt, unterbreiten wir ein Angebot (KVA) und berücksichtigen bereits erbrachte Leistungen. Bei mangelhafter Pflege oder nicht feststellbarem Fehler kann eine Überprüfungspauschale von 99 € inkl. MwSt. anfallen.

5.4 Übergabe innerhalb der Garantiezeit – Eigenverschulden & Entkalkungs- und Reinigungspauschale

Wird ein Gerät innerhalb unserer Reparaturgarantiezeit (vgl. Ziff. 1.5) zur Garantie‑Reparatur übergeben und stellt sich im Rahmen der Diagnose heraus, dass der Defekt durch Eigenverschulden verursacht wurde, erstellen wir einen Kostenvoranschlag. Ausnahme: Der Defekt wird bereits im Zuge der Diagnose behoben.

Wird im Rahmen der Diagnose eine Entkalkung, Reinigungsprogramm oder einer allgemeinen Reinigung durchgeführt und ist der Fehler anschließend behoben, liegt Eigenverschulden vor. Es fällt dann – je nach Geräteart – eine Pauschale an:

• Einfache Kleingeräte: 49 € inkl. MwSt.

• Kaffeevollautomaten: 99 € inkl. MwSt.

• Siebträgermaschinen mit Boiler oder Thermoblock: 199 € inkl. MwSt.

5.5 Sicherheitsprüfung nach abgelehntem Kostenvoranschlag (VDE 0701/0702)

Wird ein Kostenvoranschlag abgelehnt, nachdem das Gerät zur Diagnose geöffnet wurde, gilt folgendes:

• Nach VDE 0701/0702 ist eine Sicherheitsprüfung verpflichtend, auch wenn keine Reparatur durchgeführt wurde.

• Besteht das Gerät die Prüfung → Rückgabe mit Prüfprotokoll.

• Besteht das Gerät die Prüfung nicht, gilt die VDE‑Sicherheitsprüfung als nicht bestanden. Das Gerät wird zum Schutz außer Betrieb genommen (z. B. Abklemmen/Isolieren des Netzanschlusses, Entfernen des Steckers, Warnaufkleber, schriftlicher Hinweis, Dokumentation).

• Das Gerät darf nur durch einen Elektrofachbetrieb wieder in Betrieb genommen werden.

Der/die Kund:in erhält ein Protokoll und bestätigt schriftlich die Rückgabe des unreparierten Geräts in nicht-betriebsfähigem Zustand.

6. Leihgeräte

6.1 Nutzung & Pflege

Leihgeräte dürfen nur haushaltsüblich verwendet und sind pfleglich zu behandeln. Zulässig sind übliche Gebrauchsspuren; darüber hinausgehende optische/technische Verschlechterungen sind zu vermeiden.

6.2 Rückgabe

Bei Rückgabe sind Auffangschale, Satzbehälter und Wassertank geleert, die Brühgruppe unter klarem Wasser gespült und grobe Kaffeereste entfernt.

6.3 Abrechnung bei Beschädigung/Mehrverschleiß

Bei mangelnder Pflege fällt eine Reinigungspauschale von 79 € inkl. MwSt. an. Reparaturen werden nach Aufwand abgerechnet; Gehäuse‑/Anbauteilschäden nach Materialwert + Arbeitszeit. Bei verschuldeten Totalschäden gilt als Obergrenze der Zeitwert des Leihgeräts. 

6.4 Interne Zähler & Nutzungslimit

Leihgeräte verfügen über interne Zähler (Wasserverbrauch, Tassenanzahl etc.). Das tägliche Nutzungslimit beträgt 30 Tassen/Tag. Eine deutliche Überschreitung kann zu einer angemessenen Nutzungspauschale führen.

7. Freiwillige Reparaturgarantie – Garantieerklärung nach § 479 BGB

Garantiegeber: Kaffeewelt UG (haftungsgeschränkt) & Co. KG, Hanauer Landstr. 551, 60386 Frankfurt am Main
Geltungsbereich: Deutschland
Begünstigte: Kund:innen unserer Reparaturleistungen
Garantiegegenstand: Funktionsfähigkeit der im Rahmen der Reparatur eingebauten Teile sowie ordnungsgemäße Ausführung der Reparaturarbeiten.
Dauer: 12 Monate ab Abholung/Anlieferung (6 Monate bei Geräten ohne auslesbaren Tassenzähler), vgl. Ziff. 1.5.
Leistung im Garantiefall: kostenfreie Nachbesserung der betroffenen Reparaturleistung/bzw. Austausch der eingebauten Teile; weitergehende Ansprüche nach dieser Garantie bestehen nicht.
Ausschlüsse: wie in Ziff. 1.5.2 beschrieben.
Geltendmachung: Anzeige an den Garantiegeber unter Angabe der Auftrags‑/Rechnungsnummer; Vorlage des Geräts zur Prüfung; Durchführung der Diagnose in unserer Werkstatt.
Verhältnis zu gesetzlichen Rechten: Diese Garantie gilt zusätzlich zu Ihren gesetzlichen Rechten als Verbraucher:in; diese werden nicht eingeschränkt. Unabhängig von dieser Garantie stehen Ihnen insbesondere die Rechte aus §§ 634 ff. BGB zu.

8. Preise, Zahlung & Eigentumsvorbehalt

Es gelten die im Auftrag/KVA ausgewiesenen Preise inkl. MwSt. Zahlungen sind bei Abholung fällig, andernfalls vor Versand. Bis zur vollständigen Zahlung behalten wir uns die Herausgabe vor (Pfandrecht, vgl. Ziff. 5.2). Ersatzteile bleiben bis zur vollständigen Zahlung unser Eigentum (Eigentumsvorbehalt, soweit gesetzlich zulässig).

9. Haftung

Wir haften unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.

Bei einfacher Fahrlässigkeit haften wir ausschließlich für Schäden, die nachweislich auf die von uns ausgeführten Arbeiten zurückzuführen sind und die auf der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) beruhen. In diesem Fall ist die Haftung auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.

Eine Haftung für Mängel, Defekte oder Folgeschäden, die nicht im Zusammenhang mit unseren durchgeführten Arbeiten stehen oder auf eigenem Verschulden (z. B. mangelnde Pflege, falsche Bedienung, Fremdeingriff) beruhen, ist ausgeschlossen.

Obliegenheit zur Anzeige von Mängeln: Der/die Kund:in ist verpflichtet, erkannte Mängel oder Funktionsstörungen unverzüglich nach deren Entdeckung schriftlich oder in Textform bei uns anzuzeigen und die weitere Nutzung des Geräts bei sicherheitsrelevanten Auffälligkeiten (z. B. Undichtigkeiten, elektrische Auffälligkeiten) sofort einzustellen. Unterbleibt eine unverzügliche Anzeige oder wird das Gerät trotz erkennbarer Mängel weiterbetrieben, ist eine Haftung für hieraus entstehende Schäden ausgeschlossen, soweit diese bei rechtzeitiger Anzeige vermeidbar gewesen wären.

Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.

10. Widerruf bei Fernabsatz/außerhalb von Geschäftsräumen

Sofern der Vertrag im Fernabsatz/außerhalb unserer Geschäftsräume geschlossen wird, steht Verbraucher:innen ein gesetzliches Widerrufsrecht zu. Eine gesonderte Widerrufsbelehrung samt Musterformular wird Ihnen in Textform bereitgestellt. Bei Beginn der Leistung vor Ablauf der Widerrufsfrist kann das Widerrufsrecht unter den gesetzlichen Voraussetzungen vorzeitig erlöschen (Ihre ausdrückliche Zustimmung vorausgesetzt).

11. Verbraucherschlichtung

Wir sind nicht verpflichtet und nicht bereit, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen. 

12. Schlussbestimmungen

12.1 Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein/werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen unberührt. Anstelle der unwirksamen Regelung gilt die gesetzliche Regelung; hilfsweise eine Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.

12.2 Anwendbares Recht & Gerichtsstand

Es gilt deutsches Recht. Für Verbraucher:innen gelten die gesetzlichen Gerichtsstände.

Hinweise zur sicheren Nutzung: Unsere Prüfungen erfolgen ohne eingesetzten Wasserfilter. Dies ist keine Empfehlung für den Betrieb. Bitte beachten Sie stets die Hersteller‑Betriebsanleitungen (z. B. regelmäßige Entkalkung, Pflegeintervalle).